תהליך של תכנון ועיצוב משרדים, משפיע לא רק על הנראות של המקום אלא גם על יעילות העבודה בו. מחקרים רבים מלמדים, שהאופן בו המשרד מתוכנן ומעוצב, יכול להשפיע, לטובה או לרעה, על תפוקת העובדים לאורך זמן.
יש בכך היגיון רב, שכן סביבת העבודה משפיעה על היכולת של העובד לבצע את עבודתו כפי שמצופה ממנו. אם נותנים לו סביבה מרווחת, מוארת, פונקציונאלית, אז יהיה לו קל יותר לעבוד, יהיה לו קל יותר ליישם את מה שהוא צריך לעשות. זאת להבדיל מסביבה שהיא דחוסה, חשוכה ולא מסודרת.
עיצוב משרדים מתבצע באופנים שונים. כל משרד בוחר את הדרך בו הוא בוחר לעצב את המקום, בין אם זה על פי המבנה, הצרכים והתנאים. אך גם אם בוחרים סגנון מסוים של עיצוב, בשלב ההקמה או בשלבים אחרים, הרי שיש אפשרות וחשוב אפילו לעצב מחדש את המשרד מעת לעת, על פי הצורך.
עיצוב משרדים, כמו תכנון משרדים, היא תפיסה יותר רחבה, שאיננה מתייחסת רק לשאלה איך המקום נראה. זה צריך להיות הרבה מוקפד. שכן האופן בו המשרד מתוכנן ומעוצב, משפיע על היכולת של העובדים לבצע את עבודתם, וכתוצאה מכך, גם על הדרך בה הלקוח מקבל שירות ורואה את המשרד.
לפני שנסביר מדוע עיצוב מחדש יכול לספק יותר יעילות לעובדים, צריך להדגיש, כל התהליך חייב להתבצע במקביל. צריך להתייחס לשאלה איך המשרד בנוי, איך הוא מתוכנן, כיצד הוא נראה, מה העיצוב הנכון עבורו, ויחד עם זאת, מה יכול להיות יעיל לעובדים, מה יכול לאפשר להם לבצע את עבודתם בצורה הטובה ביותר.
כיצד עיצוב מחדש משפיע על יעילות העבודה?
כאשר אנחנו מעצבים את המשרד, ביום בו אנחנו נכנסים אליו, סביר להניח שאנחנו עושים זאת על פי הצרכים הנכונים עבורנו באותו רגע. העיצוב מותאם לתנאים מסוימים, לנתונים שעומדים לרשותנו באותה עת.
עם הזמן הדברים משתנים. ייתכן וכוח אדם נוסף נכנס, ציוד ומכונות חדשים נרכשים, יש לנו יותר לקוחות, כל הנתונים משתנים. לכן אנחנו צריכים גם לייצר סביבת עבודה אחרת, הרבה יותר נוחה ויעילה.
מעבר לזה, אנחנו צריכים להכיר את הצרכים של העובדים שלנו, באופן כזה, שנוכל לספק להם, מקום הרבה יותר יעיל, על מנת שיוכלו לעבוד בצורה נוחה, לייצר יותר בפחות זמן. כלומר, זה לא רק השינויים בכוח האדם או בציוד, אלא גם דברים שאנחנו לומדים תוך כדי עבודה ועלינו להפנים אותם.
בשביל לשפר את יכולת העבודה שלנו, עלינו ללמוד כל הזמן מה יכול לעזור לנו, איך אנחנו יכולים להתייעל, וכך לייצר סביבת עבודה שתוכל לעזור לנו בכך. עיצוב מחדש בהחלט יכול לקדם את העניין, ולאפשר לעובדים שלנו לייצר תפוקה גבוהה יותר לאורך זמן.
